Консультант/ка з архівування, внутрішнього аудиту та обробки документів

Громадська організація «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» в рамках проєкту «Посилення спроможності і доступу ЧСЧ та інших груп до ВІЛ-сервісів та параюридичної допомоги, національна адвокація, взаємодія та комунікація в інтересах ЧСЧ/ЛГБТІК+ спільнот» за підтримки БО «100 ВІДСОТКІВ ЖИТТЯ», переоголошує конкурс на вакансію Консультанта_ки з архівування, внутрішнього аудиту та обробки документів.

Джерело коштів фінансування проєкту: Глобальний фонд для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією, у рамках Програми «Стійка відповідь на епідемії ВІЛ і ТБ в умовах війни та відновлення України» на 2024–2026 роки.

Дата оголошення конкурсу 26.03.2025 р.

І. Техзавдання для консультанта_ки (деталізовані обов’язки):

1. Поточний контроль за підготовкою, підписанням, збиранням та зберіганням первинних документів Асистентами/документаторами проєктів у встановленні в організації терміни спільно з Бухгалерами відповідних проєктів організації.
2. Надання методологічної та консультаційної допомоги Асистентам/документаторам проєкту щодо оформлення та сканування первинних документів, щодо формування та зберігання відповідних папок з документами відповідно до вимог чинного законодавства у разі виникнення необхідності.
3. Щомісячна верифікація наявності всіх підписаних оригіналів документів за проведеними операціями, згідно банківської виписки у відповідних папках за проєктами.
4. Щомісячна верифікація наявності підписаних оригіналів документів за проведеними операціями, згідно банківській виписці по загально організаційним витратам.
5. Комунікація з представником аудиторської компанії «Украудит», яка здійснює загальний бухгалтерській облік в організації, щодо наявності або відсутності оригіналів первинних документів у відповідних папках за проєктами.
6. Комунікація з Асистентами/документаторами та Бухгалтерами проєктів з питань забезпечення належного документообігу в організації в розрізі проєктів та загалом по організації.
7. Підготовка та підписання необхідних первинних документів за операціями проведеними згідно банківської виписки, що є загально організаційними (самостійно чи спільно з Бухгалтерами та Асистентами/документаторами проєктів).
8. Забезпечення збору та зберіганню оригіналів документів за загально організаційними витратами.
9. Проведення систематизації документів за загально організаційними витратами, які сплачуються за рахунок коштів різних проєктів (оренда, послуги зв’язку, інтернету, поштові послуги, послуги охорони, прибирання тощо)
10. Забезпечення сканування та збору фінальних підписаних первинних документів, які надходять з регіональних осередків організації.
11. Перевірка наявності відсканованих первинних документів на сервері організації за кожний місяць у встановлені в організації терміни.

ІІ. Термін надання послуг/виконання робіт: 

з 15.04.2025 по 31.12.2025. Зайнятість часткова, в межах 60%.

IІІ. Умови здійснення оплати

Оплата послуг здійснюється  в безготівковій формі після їх надання та підписання Акта про надання послуг. Очікується, що всі витрати, пов’язані із наданням послуг в рамках даного конкурсу, надавач послуг здійснює за власний рахунок. Передоплата не передбачена. Бажано мати ФОП ІІІ групи.

ІV. Кваліфікаційні вимоги

V. Критерії оцінки – Ваговий коефіцієнт

Вартість послуг (грн. за годину) або вартість робіт (без ПДВ) – 40%

Досвід роботи та необхідні навички – 60% 

VІ. Перелік документів, які необхідно подати:

1. Інформацію щодо ставок оплати за останні три роки за встановленою формою (форма додається до оголошення) – додаток Salary History.
2. Заповнений, підписаний та відсканований Додаток до оголошення
3. Комерційну пропозицію (обов’язково вказати бажану вартість послуг в Додатку до оголошення).
4. Усі документи, які вимагаються Додатком  до оголошення, а також рекомендаційні листи/листи підтримки (якщо це зазначено в оголошенні).

Документи, які передбачають підпис учасника конкурсу, мають бути підписані та надіслані скан-копії.

Документи подаються в електронному вигляді на адресу oluhova@ga.net.ua з копією на omakhno@ga.net.ua з поміткою в темі листа «Консультант_ка з проведення внутрішнього аудиту бухгалтерського, управлінського та кадрового документообігу”. Термін подання документів: до 2 квітня 2025 р., реєстрація документів завершується о 18.00.

Звертаємо Вашу увагу:

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 2 (двох) робочих днів після завершення дії Оголошення. Після обрання переможця, копії всіх документів за даним конкурсом надсилаються БО “100 відсотків життя” на розгляд та затвердження та розглядаються зазначеним донором протягом 10 робочих днів. Результати конкурсного відбору буде повідомлено всім учасникам шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою.

Підписанням та поданням своєї комерційної пропозиції учасник погоджується з наступним:

• учасник ознайомлений з Оголошенням, яке опубліковано 26.03.2025 р.
• Організація не зобов’язана приймати найкращу за ціною пропозицію чи будь-яку із отриманих пропозицій. До моменту підписання договору про закупівлю Організація не несе жодних зобов’язань по відношенню до учасників закупівлі або потенційних учасників закупівлі;
• Організація залишає за собою право відхилити комерційні пропозиції всіх учасників процедури закупівлі;
• участь у конкурсі пов’язаних осіб або ж змова учасників конкурсу забороняється. У разі виявлення таких фактів, результати конкурсу  буде відмінено або договір з відповідним постачальником буде достроково розірвано в односторонньому порядку з поверненням всього отриманого таким постачальником за договором та відшкодуванням збитків завданих Мережі;
• дотримуватись вимог Кодексу поведінки постачальників, з текстом якого можна ознайомитись за посиланням http://network.org.ua/wp-content/uploads/2017/03/Kodeks-povedinki-postachalnikiv.pdf
• Цим ми підтверджуємо нашу юридичну, фінансову та іншу спроможність виконати умови даної комерційної пропозиції та Оголошення, укласти договір на закупівлю товарів/послуг та правдивість всіх відомостей зазначених у цій комерційної пропозиції.